Wie?

Verplicht voor elk publiek toegankelijk evenement.

Waarom?

Door het melden van een evenement of het aanvragen van een vergunning zijn de verschillende gemeentelijke diensten op de hoogte. Alle betrokken diensten (o.a. politie, brandweer en medische hulpverlening) krijgen hierdoor een goed en volledig beeld van het evenement dat zal plaatsvinden. Zo kunnen de nodige stappen snel ondernomen worden om het evenement veilig te laten verlopen.

Wat?

MELDING OF VERGUNNINGSAANVRAAG

De meldings- of vergunningsplicht is jouw verantwoordelijkheid als organisator. Je verzamelt alle informatie over het evenement zoals de naam en aard van het gebeuren, de datum van het evenement, de plaats van het evenement, het verwachte aantal bezoekers, en zoveel meer. Dit heb je nodig voor het invullen van het meldings- of vergunningsaanvraagformulier.

Let op!  De exacte informatie die nodig is voor de melding of vergunningsaanvraag verschilt naargelang stad of gemeente. Een evenement melden of aanvragen kan op de meeste plaatsen enkel via het digitale evenementenloket. Op sommige plaatsen is het ook nog mogelijk om langs te gaan in het stad- of gemeentehuis en een papieren meldformulier in te vullen. Het digitale formulier moet meestal 1 tot 6 maanden vóór het evenement ingediend worden. De exacte termijnen voor de melding of vergunningsaanvraag verschillen echter naargelang stad of gemeente (of type evenement).

Zodra het evenement is gemeld of aangevraagd, behandelt - in de meeste Vlaamse steden en gemeenten - de evenementencoördinator je aanvraag. Deze persoon verzamelt de nodige adviezen bij onder meer politie, brandweer en medische hulpverlening en legt de melding of aanvraag voor aan het college van burgemeester en schepenen. Binnen een bepaalde termijn (bv. 30 werkdagen na de kennisgeving van de ontvankelijkheids- verklaring) wordt een beslissing genomen over het al dan niet toekennen van de vergunning. De evenementencoördinator brengt de organisator en de betrokken diensten vervolgens op de hoogte van die beslissing.

Het digitale evenementenloket   De melding of vergunningsaanvragen verlopen op de meeste plaatsen via het digitale evenementenloket van de gemeente waar het evenement plaatsvindt. Op het evenementenloket kunnen burgers niet enkel terecht voor gemeentelijke aanvragen, maar ook voor informatie zoals lokale wetgeving, procedures en advies. Aangezien de wetgeving sterk kan verschillen van gemeente tot gemeente, is dergelijk centraal systeem per gemeente erg belangrijk, niet op zijn minst voor het garanderen van de veiligheid op het evenement.

SPECIFIEKE VERGUNNINGEN EN/OF VERGOEDINGEN

Naast de algemene meldings- of vergunningsplicht, moet je als organisator ook nog bijkomende specifieke vergunningen aanvragen of vergoedingen betalen (afhankelijk van de aard en opzet van je evenement). Deze aanvragen verlopen in de meeste gevallen ook via het centrale evenementenloket van de stad of gemeente. Het kan dan gaan over:

• navigate_nextEen vergunning voor inname van het openbaar domein
  Deze vergunning is nodig voor activiteiten naar aanloop van en tijdens het evenement die impact hebben op het openbaar domein (voetpaden, straten, pleinen, plantsoenen, parkeerplaatsen, …). In deze vergunning wordt vastgelegd welke maatregelen je als organisator moet nemen zodat de (verkeers)veiligheid op geen enkel moment in gedrang komt.
  
  
• navigate_nextEen drankvergunning
  Deze vergunning heb je nodig als je op je evenement gegiste en/of sterke dranken wil verkopen of schenken.
  • navigate_nextGegiste dranken (bv. bier of wijn) hebben een effectief alcoholvolumegehalte van meer dan 1,2 % vol maar nooit meer dan 22 % vol.
  • navigate_nextSterkedranken zijn gedistilleerde dranken, likeuren en andere dranken die gedistilleerde alcohol bevatten met een effectief alcoholvolumegehalte van meer dan 1,2 % vol. Ook alcopops, mixdranken en cocktails behoren tot deze categorie.


• navigate_nextEen afwijking geluidsniveau bij een evenement
  Deze afwijking moet je aanvragen als je een evenement plant met muziek die luider is dan wat de standaard Vlaamse Regelgeving vooropstelt. De regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld.
  
  Deze regelgeving maakt deel uit van het Vlaams beleid rond gehoorschade en staat in het VLAREM (Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning) aangegeven. Het VLAREM laat toe om een uitzondering op de geluidsnormen aan te vragen bij het college van Burgemeester en schepen. Het absolute maximum van 100 dB(A), gemeten over 60 minuten, mag echter nooit overschreden worden.


• navigate_nextBijkomende, specifieke externe vergunningen
  Het is mogelijk dat je als organisator nog extra, externe vergunningen moet aanvragen en/of vergoedingen moet betalen. Dit hangt af van de aard en opzet van je evenement. Dit soort aanvragen verlopen niet via het centrale evenementenloket van je stad of gemeente, maar wel via andere instanties zoals o.a. Sabam en Billijke Vergoeding. Als je een openbaar/publiek toegankelijk evenement organiseert waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld, moet je namelijk rekening houden met de auteursrechten van de auteurs, componisten, uitvoerders en producenten van de muziek. Let wel, een evenement waar enkel familieleden op zijn uitgenodigd is niet onderworpen aan auteursrechten. Sabam beschermt de rechten van de auteurs. De Billijke Vergoeding is bestemd voor de producenten en uitvoerende artiesten van muziek die op het evenement wordt afgespeeld.
  
  Je kan Sabam en Billijke Vergoeding aanvragen en betalen via het digitale platform Unisono, waar je via één licentie het gebruik van muziek snel en eenvoudig op één centrale plaats en met één betaling kan regelen. Vraag de Unisono-licentie minstens vijf dagen vóór je evenement aan. Zo kan de aanvraag tijdig worden verwerkt. Het bedrag dat je moet betalen, hangt af van het soort evenement, de inkomprijs, de oppervlakte van de ruimte, etc. Als je niet zeker bent of het al dan niet om beschermde werken gaat, kan je het repertoire van Sabam raadplegen of Unisono vóór het evenement een playlist bezorgen.



Let op!  Officiële feestlocaties beschikken zelf meestal over de nodige toelatingen (zoals een drankvergunning of een jaartarief Billijke vergunning). Apart een drankvergunning aanvragen of Billijke Vergoeding betalen is dus vaak niet nodig. Informeer je wel goed op voorhand. In het geval van een openluchtevenement moet je als organisator altijd wel zelf een drankvergunning aanvragen en Billijke Vergoeding betalen.




Wet- en regelgeving?


Meldings- of vergunningsplicht is voor het organiseren van een openbaar/publiek toegankelijk verplicht.

Afhankelijk van de stad of gemeente waar het evenement plaatsvindt zijn enkel openbare evenementen onderworpen aan de meldings- of vergunningsplicht of worden er bijkomende criteria opgelegd. Zo wordt vaak een vergunningsplicht opgelegd voor grote evenementen (bv. evenementen met meer dan 500 bezoekers), voor evenementen die de wettelijke geluidsnormen overtreden, voor fuiven in privézalen, … Informeer echter altijd bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt welke criteria voor het melden of aanvragen van een evenement van toepassing zijn.

Ben je niet verplicht om je evenement te melden of een vergunning aan te vragen, dan kan je het meldformulier ook nog steeds op vrijwillige basis indienen. Een melding is voor elk evenement aan te raden, ook voor private evenementen (= evenementen waarbij niet iedereen wordt toegelaten, bv. een huwelijksfeest). Zo krijgt de lokale overheid een goed zicht op wat er doorgaat in hun stad of gemeente en kunnen ze helpen het evenement veiliger te laten verlopen.



Meer weten?



• navigate_nextMeer info over het evenementenloket vind je op ikorganiseer.be.


• navigate_nextNeem contact op met de betrokken lokale overheid voor meer informatie over het melden of aanvragen van je evenement.


• navigate_nextVerschillende steden en gemeenten lenen feestmateriaal uit om de organisatoren van evenementen te ondersteunen. Kom meer te weten over het assortiment feestmateriaal en via welke weg dit kan worden uitgeleend door contact op te nemen met de betrokken lokale overheid.