Wie?

Aan te raden voor elk evenement, in het bijzonder grootschalige evenementen waar veel bezoekers verwacht worden.

Waarom?

Het aantal aanwezigen op een evenement zo accuraat mogelijk in kaart brengen, is een van de belangrijkste middelen om de veiligheid op een evenement te garanderen. Door je bezoekers te tellen, kan je namelijk voorkomen dat er een té hoge concentratie is van bezoekers op één locatie.

Wat?

Tel je bezoekers bij aankomst én zorg ervoor dat tijdens het evenement wordt gemeten hoeveel mensen zich in een bepaalde tijdsperiode in een bepaald gebied begeven. Er bestaan verschillende telmethoden waarmee je het aantal bezoekers op evenementen kan (laten) bepalen:

Manuele telmethoden vereisen de inzet van personen op het terrein, omdat ze welbepaalde handelingen vereisen tijdens het evenement, bv. kliktelling, postcodetelling, kwadrantentelling en gifttelling.

Mechanische telmethoden vereisen de installatie van een bepaalde telinfrastructuur vóór de start van het evenement. Deze infrastructuur laat toe om bezoekers op een geautomatiseerde manier te tellen, maar mist de uitgebreide mogelijkheden van de digitale telmethoden, bv. toegangspoorten.

Digitale telmethoden maken gebruik van innovatieve digitale technologieën om het aantal bezoekers te tellen en zijn daardoor meer geavanceerd dan de voorgaande technieken, bv. wifi, camera’s, mobiele data, radiogolftelling.

Enkele belangrijke do’s en don’ts wanneer je gaat tellen (Onderzoekscentrum Publieke Impact, 2022):

• navigate_nextTel altijd op dezelfde, specifieke locaties en op dezelfde manier bij weerkerende evenementen.
• navigate_nextTel aan alle in- en uitgangen.
• navigate_nextTel gedurende de hele looptijd van het evenement.
• navigate_nextMaak bezoekersbevragingen niet te lang.
• navigate_nextZorg voor een voldoende grote steekproef voor de enquêtes.
• navigate_nextZorg voor voldoende tellers en enquêteurs en houd rekening met uitval.
• navigate_nextGeef elke medewerker slechts één taak.
• navigate_nextWerk met teamleiders.
• navigate_nextTrek altijd foto’s vanuit de lucht, nooit zijdelings.
• navigate_nextPlaats wifi-sensoren op weloverwogen centrale plaatsen op het evenemententerrein.

Tot slot is het nuttig om vooraf af te spreken welke procedure gevolgd wordt als de publiekscapaciteit overschreden wordt. Zo kan je een deel van de evenementenlocatie tijdelijk afsluiten, een oproep via social media doen dat het evenement zijn maximumcapaciteit heeft bereikt, … .

Wet- en regelgeving?

Het is niet bij wet verplicht om het aantal aanwezigen op een evenement zo accuraat mogelijk in kaart brengen, maar wel ten zeerste aan te raden.

Meer weten?

Het onderzoekscentrum Publieke Impact van Karel de Grote Hogeschool voerde samen met onderzoekers van IDLab-imec van de Universiteit Antwerpen en met steun van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO), een onderzoek naar de accuraatheid van verschillende manuele en technologische telmethoden om bezoekersaantallen te registreren. Op www.telwijzer.be kan je snel en makkelijk nagaan wat de meest geschikte telmethode is voor jouw evenement.