Wie?

Aan te raden voor elk evenement.

Waarom?

Bij evenementen zijn vaak grote aantallen mensen op één locatie aanwezig. Een menigte brengt helaas altijd risico’s met zich mee. Een uitgewerkt crowd management plan dat garandeert dat het publiek zich veilig kan verzamelen en verplaatsen op en rondom het evenement, is dan ook ontzettend belangrijk voor de veiligheid van dit publiek.

Wat?

Een crowd managementplan tracht publieksbewegingen systematisch te plannen en te beheersen. Zo kunnen maatregelen worden genomen om het gedrag van groepen mensen bij te sturen of in te perken (= crowd control).

De omvang van je plan, is vooral afhankelijk van de aard en omvang van je evenement. Bij kleine evenementen waar er geen grote menigte wordt verwacht, is een eenvoudig plan voldoende. Bij een grootschalig evenement waar er grote stromen publiek zich verzamelen en verplaatsen, is dit plan aanzienlijk uitgebreider.

Om er voor te zorgen dat je bezoeker zich veilig kan verplaatsen op het evenement, is het belangrijk om minstens aandacht te hebben voor volgende punten in je crowd managementplan:

1. KENMERKEN BEZOEKERS
Heb in je crowd managementplan aandacht voor wie je bezoekers zijn. Een goed beeld van je bezoekers kan je verkrijgen door onder meer de bezoekers van een eerder of vergelijkbaar evenement te analyseren, je sociale media te monitoren en de verwachte bezoekersprofielen in kaart te brengen. Een meer uitgebreide toelichting van hoe dit in kaart te brengen kan je hier vinden.

2. MAXIMALE BEZOEKERSCAPACITEIT
De maximale bezoekerscapaciteit verwijst naar het maximale aantal mensen dat zich veilig op een evenementenlocatie kan bevinden. Bereken dit aantal en neem dit op in je crowd management plan. Meer informatie over hoe je maximale bezoekerscapaciteit te berekenen, kan je hier vinden.

3. LOOPROUTES
Looproutes zijn routes die bijvoorbeeld het parkeerterrein, de fietsenparking, het station of de bushalte met het evenemententerrein verbinden. Heb in je crowd management plan aandacht voor de inrichting van de looproutes. Houd hierbij rekening met de looproutecapaciteit, obstakels op je looproutes, mogelijke bottleneck, enz. Meer informatie over de inrichting van looproutes kan je hier vinden.

Het crowd-risicobeoordelingsmodel DIM-ICE Met behulp van het crowd-risicobeoordelingsmodel DIM-ICE van prof. Keith Still kan je makkelijk de crowd-risico’s van je evenement identificeren en evalueren. Dit model is een handig hulpmiddel om de crowd-risico’s van je evenement op een eenvoudige en effectieve manier te analyseren. Het focust op drie bepalende factoren voor een veilig verloop van een bezoek aan een drukke plaats. Aan die factoren kunnen risico’s gelinkt zijn: 1. Het ontwerp of design van het evenemententerrein: een tekort aan ruimte voor bezoekers om zich te verzamelen en/of te verplaatsen op (delen van) de locatie, onvoldoende capaciteit op wegen, fietspaden of looproutes, te weinig ruimte voor het aantal aanwezige bezoekers op een evenement, … . Deze zaken kunnen leiden tot een hogere bezoekersdichtheid en een verminderde doorstroming. 2. De informatievoorziening: gebrek aan informatie over de drukte of de alternatieven, onduidelijke informatie, onvindbare informatie, … . Dit alles kan bezoekers beïnvloeden in het maken van keuzes. 3. Het management: gebrek aan overzicht op drukte op een terrein, tekort aan personen om bezoekers te corrigeren bij het overtreden van regels, … . Dit kan ertoe leiden dat je de drukte niet meer beheerst en dat leidt dan weer tot risicovolle situaties. Deze 3 indicatoren van beïnvloeding worden binnen het model geconfronteerd met de drie fases van het bezoek aan de plaats: (1) de instroom, (2) de circulatie en (3) de uitstroom. In iedere fase van het bezoek kan het ontwerp, de informatievoorziening en het management knelpunten of risico’s veroorzaken, die in iedere fase andere oplossingen vergen. De matrix die hieruit voortvloeit voorziet dus in een checklist van mogelijke crowdrisico’s (Still, 2019). Binnen de 9 kwadranten van het model worden de actuele risico’s aangegeven en beoordeeld door middel van kleurcodes: rood (risicovol), oranje (gemiddeld risico) en groen (minimaal risico). Eventspecifieke fases en noodsituaties worden telkens vervat in een eigen DIM-ICE model. Idealiter ontwikkel je dus twee primaire DIMICE-modellen: één voor normale operatie en één voor in geval van nood.

4. WACHTRIJEN
Wachtrijen ontstaan op plekken waar het aanbod van bezoekers hoger is dan de doorstroming of verwerking van de locatie op dat punt aan kan, bv. als het aantal bezoekers hoger is dan de snelheid van de verwerking. Denk na over de inrichting van wachtrijen en neem dit op in je crowd management plan. Houd hierbij rekening met de ruimtes om wachtrijen op te zetten, de kruising met andere wachtrijen, de voorzieningen in de buurt van wachtrijen, informatievoorziening voor mensen in de wachtrij, enz. Meer informatie over de inrichting van wachtrijen kan je hier vinden.

5. INFORMATIEVOORZIENING
Informeer je bezoekers over de verwachte drukte per dag of per locatie, over de actuele drukte per dag of per locatie, … . Denk ook na wanneer en hoe je over drukte-gerelateerde zaken gaat communiceren. Neem dit allemaal op in je crowd managementplan. Hier kan je terecht over wat, wanneer en hoe je bezoeker van druktegerelateerde informatie te voorzien.

6. DRUKTEMONITORING
Druktemonitoring helpt je om inzicht te krijgen in waar het te druk is. Hoe? Tel je bezoekers bij aankomst én zorg ervoor dat tijdens het evenement wordt gemeten hoeveel mensen zich in een bepaalde tijdsperiode in een bepaald gebied begeven. Meer informatie over de verschillende telmethoden en de do’s en don’ts met betrekking tot het gebruik van deze telmethoden kan je hier vinden.

7. SPREIDING BEZOEKERSSTROMEN
Het doel van het spreiden van bezoekersstromen is om drukte op bepaalde tijdstippen en/of locaties te voorkomen. Je kan als organisator je bezoekersstromen spreiden door aandacht te hebben voor je programmering (indien je een muziekevenement organiseert), een gespreide aankomst en geleidelijke afloop te stimuleren, enz. Denk na over hoe je je bezoekersstromen gaat spreiden en neem dit op in je crowd managementplan. Meer informatie met betrekking tot hoe je bezoekersstromen te spreiden, kan je hier vinden.

Wet- en regelgeving?

Je bent als organisator niet wettelijk verplicht om een crowd management plan op te stellen. Toch is het aan te raden.

Meer weten?

• navigate_nextMeer weten over hoe om te gaan met crowds op drukken plaatsen zoals evenementen? Het Nederlandse Event Safety Institute biedt een eLearning aan waarin de focus ligt op het herkennen van risico’s, de analyse van crowd risico’ en het planmatig werken aan crowd management.


• navigate_nextSommige Vlaamse steden/gemeenten voorzien standaardsjablonen om een crowd management plan op te stellen:
  - Schelle
  - Herentals